Politique de dénonciation

Tobii Dynavox (la "Société") a établi les procédures suivantes pour la réception, la conservation, l'investigation et le traitement des plaintes et des préoccupations concernant la comptabilité, les contrôles comptables internes, l'audit et d'autres questions juridiques.

Les employés sont généralement les premiers à savoir que quelque chose va sérieusement mal. Une culture consistant à fermer les yeux sur de tels problèmes signifie que l'alarme n'est pas tirée et que les responsables n'ont pas la possibilité de prendre des mesures avant que de réels dommages ne soient causés. La dénonciation peut donc être décrite comme le fait d'attirer l'attention de la direction sur des informations concernant des pratiques ou des actes potentiellement illégaux, malhonnêtes, contraires à l'éthique et/ou sournois.

Les actes répréhensibles impliquent tout comportement illégal ou illicite, ainsi que la violation des codes, politiques et instructions de Tobii Dynavox. Cela peut inclure :

• Un acte illégal, qu'il soit civil ou criminel ;
• Violation de la déclaration des valeurs de l'entreprise ;
• Violation ou manquement à la mise en œuvre ou au respect de toute politique de l'entreprise ;
• La corruption ;
• Enfreindre sciemment les lois ou réglementations locales de tout pays ;
• Une conduite non professionnelle ou une conduite qui ne respecte pas les normes de pratique établies ;
• Pratiques douteuses en matière de comptabilité, de fraude ou d'audit ;
• Déclarations inexactes ou fausses déclarations concernant une question contenue dans les registres financiers, les états financiers, les rapports d'audit ou tout document déposé auprès des autorités de la société ;
• Pratiques dangereuses susceptibles de causer des dommages physiques ou matériels à une personne ou à un bien ;
• Le fait de ne pas rectifier, ou de ne pas prendre des mesures raisonnables pour signaler, une question susceptible d'entraîner un coût ou une perte importante et évitable pour la société ;
• Abus de pouvoir ou d'autorité à des fins non autorisées ou inavouées ;
• Le harcèlement ou la discrimination fondée sur l'âge, la race, le sexe ou l'identité sexuelle, la religion, l'orientation sexuelle, le statut marital ou parental, le handicap, les opinions politiques ou l'origine ethnique dans le cadre de l'emploi ou de la prestation de services ;
• Conflits d'intérêts.

Cette liste n'énumère pas tous les actes répréhensibles potentiels, mais vise uniquement à donner une indication du type de comportement qui pourrait être considéré comme un acte répréhensible.

Tout employé qui fait une divulgation ou soulève une préoccupation en vertu de cette politique sera protégé si l'employé :

• divulgue l'information de bonne foi ;
• Il croit que c'est substantiellement vrai ;
• n'agit pas de façon malveillante et ne fait pas de fausses allégations ; et
• Ne recherche aucun gain personnel ou financier.

Un employé peut signaler toute allégation comptable, toute allégation juridique, tout acte de représailles ou tout soupçon d'actes répréhensibles de manière anonyme par l'intermédiaire du service de dénonciation tiers Whistle B. Whistle B est un service de dénonciation visant à signaler et à traiter les soupçons d'actes répréhensibles et les plaintes de manière confidentielle ou anonyme. Veuillez vous rendre sur le site WhistleB, Whistleblowing Centre pour signaler les actes répréhensibles définis ci-dessus.

Tout employé peut également signaler aux enquêteurs chargés de la dénonciation, de manière confidentielle ou anonyme, toute allégation comptable, allégation juridique ou acte de représailles ou tout autre soupçon d'actes répréhensibles en écrivant à Tobii Dynavox AB par courrier électronique à l'adresse suivante [email protected]ou en contactant directement Rasmus Svendsen, partenaire RH, au +46 723704407 ou à [email protected].ou Lynn Schultz directement à +1 4122227774 ou à ou à [email protected].. Il est également possible de faire rapport en contactant la présidente du conseil d'administration, Åsa Hedin, à l'adresse suivante à l'adresse [email protected] ou par courrier à Åsa Hedin, Morabergsvägen 27, 133 33 Saltsjöbaden, Suède.

Les employés qui souhaitent signaler tout soupçon d'actes répréhensibles peuvent également le faire en déposant une plainte auprès des autorités gouvernementales, dans les pays où cela est légalement requis.

Toute autre partie intéressée peut signaler aux enquêteurs chargés de la dénonciation toute allégation comptable, allégation juridique ou acte de représailles ou tout autre soupçon d'acte répréhensible par l'intermédiaire de notre service de dénonciation tiers WhistleB, WhistleB, Whistleblowing Centre.

Les rapports doivent être factuels et contenir autant d'informations spécifiques que possible pour permettre une évaluation correcte et soutenir le début d'une enquête. Il peut s'agir, par exemple, des noms des personnes soupçonnées de violations, des faits pertinents relatifs aux violations, de la manière dont le plaignant a eu connaissance des violations, de toute mesure prise précédemment par le plaignant, des personnes susceptibles d'être lésées ou affectées par les violations et du lieu et de la date des violations.

Tous les rapports reçus directement par les enquêteurs chargés des dénonciations, verbalement, par écrit ou par l'intermédiaire de la solution de dénonciation tierce Whistle B, doivent rapidement faire l'objet d'un examen initial par les enquêteurs chargés des dénonciations.

Les enquêteurs chargés de la dénonciation peuvent, à leur discrétion raisonnable, décider de ne pas entamer une enquête si :

1. Le rapport ne contient que des allégations non spécifiées ou générales d'actes répréhensibles sans support informationnel approprié ou si le rapport n'est pas crédible. Cette décision sera, dans la mesure où cela est approprié, portée à la connaissance du plaignant qui a soumis le rapport.
2. Si les enquêteurs chargés de la dénonciation déterminent qu'une enquête doit être menée, ils doivent également déterminer si les enquêteurs chargés de la dénonciation ou un autre membre de la direction ou d'autres services doivent enquêter sur le rapport, en tenant compte, entre autres facteurs appropriés dans les circonstances, de ce qui suit :
   
   1. Qui est l'auteur présumé de l'acte répréhensible ? Si un cadre dirigeant, un cadre financier supérieur ou un autre haut responsable est présumé avoir commis un acte répréhensible, ce seul facteur peut indiquer que le conseil d'administration doit décider d'ouvrir ou non une enquête, et si le conseil d'administration doit mener l'enquête.
   2. Quelle est l'importance de l'infraction ou de la perte ? Plus l'infraction ou la perte est importante pour la société, plus il peut être approprié pour le conseil d'administration de mener une enquête.
   3. Quelle est la gravité de l'acte répréhensible présumé ? Plus l'acte répréhensible présumé est grave, plus il peut être approprié que la Commission entreprenne l'enquête.

Tous les rapports reçus par les enquêteurs chargés de la dénonciation, verbalement, par écrit ou par le biais de la solution Whistle B, doivent être gérés dans le cadre de la solution Whistle B. Les rapports reçus par les enquêteurs chargés de la dénonciation en dehors de la solution Whistle B seront ajoutés au système de dénonciation. Les rapports seront gérés dans le système de dénonciation afin de garantir des processus d'enquête similaires pour tous les rapports, la confidentialité du plaignant et pour des raisons statistiques. Si les actes répréhensibles présumés constituent des actions susceptibles d'être criminelles, les enquêteurs chargés de la dénonciation doivent contacter la police nationale pour approfondir l'enquête.

L'accès aux messages reçus par l'intermédiaire du système d'alerte tiers Whistle B est limité aux enquêteurs désignés, composés de partenaires et de généralistes des RH, habilités à traiter les cas d'alerte. Leurs actions sont enregistrées et traitées dans le système d'alerte et sont confidentielles dans la mesure du possible. Les enquêteurs chargés de la dénonciation peuvent consulter tout membre de la direction qui n'est pas visé par le rapport et qui peut avoir l'expertise nécessaire pour apporter son aide. Les enquêteurs chargés de la dénonciation peuvent également faire appel à des comptables indépendants, à des conseillers ou à des experts d'autres services pour les aider à enquêter sur les rapports et à analyser les résultats dans le système de dénonciation. Ces personnes ne peuvent accéder qu'aux données pertinentes et sont également tenues à la confidentialité. Elles doivent ensuite enquêter rapidement sur le rapport et communiquer les résultats de l'enquête aux enquêteurs chargés de la dénonciation. Dans les autres cas, les enquêteurs chargés de la dénonciation enquêtent rapidement sur le rapport.

À la fin de l'enquête sur un rapport :

1. les enquêteurs chargés de la dénonciation, ou tout autre membre de la direction, selon le cas, prendront rapidement les mesures correctives appropriées, le cas échéant, qu'ils jugent justifiées ; et
2. les enquêteurs chargés de la dénonciation, ou selon le cas, prendront contact, dans la mesure où cela est approprié, avec chaque plaignant qui dépose un rapport pour l'informer des résultats de l'enquête et des mesures correctives qui ont été prises, le cas échéant. La communication se fera uniquement, ou principalement, dans le cadre du système de dénonciation.
3. Les enquêteurs chargés des dénonciations rendent compte chaque année des statistiques et des données agrégées concernant les dénonciations faites à la Commission.

Lorsque les faits allégués divulgués en vertu de la présente politique ne sont pas fondés, les conclusions de l'enquête sont, dans la mesure où cela est approprié, portées à la connaissance du plaignant qui a effectué le signalement par le biais du système de dénonciation.

Aucune mesure ne sera prise contre un plaignant qui fait un rapport de bonne foi, même si les faits allégués ne sont pas confirmés par une enquête ultérieure. Toutefois, s'il s'avère, après enquête, qu'un rapport a été fait pour des raisons malveillantes ou frivoles, l'employé qui a fait le rapport peut faire l'objet de mesures disciplinaires.

La Société doit indiquer aux employés dans le Code de conduite et d'éthique de Tobii Dynavox que les employés peuvent, à leur discrétion, signaler aux enquêteurs chargés des dénonciations de manière ouverte, confidentielle ou anonyme, une allégation comptable, une allégation juridique ou un acte de représailles de la manière indiquée dans cette politique. La société doit indiquer sur son site Web que les parties externes intéressées peuvent également signaler ces faits.

À moins que cela ne soit nécessaire pour mener une enquête adéquate ou que cela ne soit imposé par une procédure judiciaire ou autre, ni la société, ni les enquêteurs chargés de la dénonciation, ni aucun directeur, dirigeant ou employé de la société ne doit (i) révéler l'identité d'une personne qui fait un rapport et demande que son identité reste confidentielle ou qui a fait un rapport anonyme par le biais de la solution de dénonciation d'un tiers, ou (ii) faire un effort, ou tolérer un effort fait par une autre personne ou un groupe, pour déterminer l'identité d'une personne qui fait un rapport anonyme.

Les enquêteurs chargés des dénonciations tiendront un registre de tous les documents relatifs aux rapports d'allégations comptables, d'allégations juridiques ou d'actes de représailles, en assurant le suivi de leur réception, de leur enquête et de leur résolution, ainsi que de la réponse à la personne ayant fait le rapport. La société conservera des copies des rapports et les stockera de manière appropriée, en appliquant la législation pertinente. Les enquêteurs chargés des dénonciations présenteront chaque année au conseil d'administration des statistiques et des données agrégées concernant les dénonciations effectuées. Les rapports de violations ou de suspicions de violations seront gardés confidentiels dans la mesure du possible, conformément à la nécessité de mener une enquête adéquate,