Configuration de votre compte Boardmaker Online District

Ce guide couvre les étapes de la mise en place de Boardmaker Online pour votre district. Votre compte a été créé au moment de votre commande. C'est maintenant à votre tour de vous connecter et de commencer à créer et à gérer vos comptes Boardmaker Online pour les enseignants et les élèves.

Ce tutoriel comprend les sujets suivants :

• Aperçu du processus de mise en place
• Création d'un compte d'instructeur
• Création d'un compte étudiant
• Global District Settings (Vie privée des élèves et normes éducatives)
• Prochaines étapes

Pour commencer le processus d'installation, vous avez besoin des informations suivantes dans votre courriel de bienvenue à Boardmaker Online :

• L'URL unique de votre district
• Votre nom d'utilisateur
• Votre mot de passe

Révision du processus de mise en place

Consultez le diagramme ci-dessous pour avoir un aperçu de l'ensemble du processus de configuration de Boardmaker Online. L'étape de démarrage est terminée et vous êtes maintenant prêt à lancer le processus de création de la connexion d'utilisateur.

Création d'un compte d'instructeur

Cette section comprend les informations suivantes :

1. Rassembler des informations sur les comptes des instructeurs
2. Ajout de comptes d'instructeurs individuels.
3. Ajouter des comptes d'instructeurs en vrac.
4. Suppression des comptes des instructeurs de votre compte de district.

1. Recueillir des informations sur le compte de l'instructeur.

Note : Si vous prévoyez de saisir un grand nombre d'instructeurs, il est recommandé d'utiliser le modèle d'importation d'instructeurs et d'effectuer une importation en masse. Les instructions pour l'importation en masse sont données à l'étape 3. Si vous prévoyez de saisir un petit nombre d'instructeurs (moins de 25), vous pouvez le faire individuellement et vous trouverez des instructions détaillées à l'étape 2 ci-dessous. Les mêmes informations sur l'instructeur sont nécessaires pour les deux méthodes.
Pour chaque instructeur, vous aurez besoin des informations suivantes :

• Prénom et nom de famille
• Adresse électronique
• Nom d'utilisateur (Il est recommandé d'utiliser un modèle cohérent pour les noms d'utilisateur, c'est-à-dire John Smith = jsmith)
• Niveau d'accès : Le niveau d'accès reflète les privilèges des instructeurs en ce qui concerne la saisie et l'accès aux données des étudiants. Il y a quatre niveaux au choix.
  • Instructeur - L'instructeur peut assigner et gérer des activités pour les élèves qui lui sont assignés. Les étudiants seront assignés à chaque compte de l'instructeur par l'organisation administrée uniquement.
  • Instructeur avec administration locale - L'instructeur peut assigner et gérer des activités pour ses élèves, et peut ajouter ses propres élèves individuellement. Il ne peut pas accéder aux dossiers globaux des élèves (à l'échelle du district).
  • Instructeur avec Admin - L'instructeur peut assigner et gérer des activités pour les étudiants, accéder aux dossiers globaux des étudiants, et sélectionner ses propres étudiants dans le fichier global des étudiants.
  • Instructeur avec Org Admin - L'instructeur peut accéder aux dossiers globaux des étudiants et des instructeurs, et peut définir les niveaux d'accès et les paramètres du compte.

Conseil utile : la gestion de tous les comptes des étudiants peut prendre beaucoup de temps pour l'administrateur. Vous pouvez envisager de confier à Instructeur auprès de l'administration locale des privilèges pour permettre à vos instructeurs de gérer leurs propres élèves.
 

2. Ajouter les comptes des instructeurs individuellement

• Naviguez sur www.boardmakeronline.com et connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe (que vous trouverez dans votre courriel de bienvenue à Boardmaker Online). 
  
• Sélectionnez le Admin et ensuite Gestion des listes d'instructeurs. 
  
• Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez Ajouter maintenant. 
  
• Saisissez l'adresse électronique de l'enseignant et sélectionnez Vérifiez la disponibilité. 
  
• Si l'instructeur a déjà un compte Boardmaker Online (personnel, professionnel ou communautaire) avec le courriel de leur district scolaire, vous verrez une boîte de dialogue (ci-dessus) qui vous en informera. Sélectionnez Inviter un membre à adhérer. L'instructeur recevra un courrier électronique contenant des instructions pour le rapprochement des comptes. 
  
• Le formulaire Ajouter un instructeur s'ouvrira.
• Remplissez les champs. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.
• Vous pouvez attribuer le mot de passe de l'instructeur en remplissant le champ Mot de passe, ou vous pouvez permettre au formulaire d'en générer un en sélectionnant Générer. Il est recommandé d'autoriser le programme à générer des mots de passe.
• Sélectionnez le menu déroulant sous Niveau d'accès et choisissez le niveau de privilège (détaillé à la page 3).
• Sélectionnez Sauvegarder et fermer.
• Un courriel sera automatiquement envoyé à chaque instructeur avec ses informations de connexion.
• Répétez l'opération pour ajouter des instructeurs supplémentaires.

 

3. Ajouter des comptes d'instructeurs en vrac

• Naviguez sur www.boardmakeronline.com et connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Admin (que vous trouverez dans votre courriel de bienvenue à Boardmaker Online). 
  
• Sélectionnez le Admin et ensuite Gestion des listes d'instructeurs. 
  
• Faites défiler jusqu'à "Importation en vrac" et sélectionnez Télécharger pour récupérer le modèle d'importation. 
  Note : Veuillez ne pas modifier la feuille de calcul en ajoutant ou en supprimant des colonnes. 
  
• Voir les instructions sur le premier onglet de la feuille Excel.
• Accédez au deuxième onglet et entrez les informations sur votre professeur.
• Sélectionnez Fichier et Enregistrer sous pour nommer et enregistrer votre feuille de calcul sur votre bureau.
• Retournez à Admin>Gestion de la liste des instructeurs>Importation en vrac> et sélectionnez Importation.
• Naviguez jusqu'au fichier Excel sur votre bureau et sélectionnez Ouvrir.
• Sélectionnez Télécharger des fichiers.
• Le résumé des importations en vrac apparaîtra.
• Un courriel sera automatiquement envoyé à chaque instructeur avec son nom d'utilisateur et un mot de passe généré.

Note :Si des informations contradictoires ou non valides figurent dans votre tableur d'importation d'instructeurs, un message d'erreur apparaîtra. Corrigez les erreurs éventuelles de la feuille de calcul originale et importez à nouveau.
Note : Si un instructeur possède déjà un compte Boardmaker Online qui a été créé avec l'adresse électronique de son district, le système vous alertera mais vous permettra tout de même de l'inviter à rejoindre votre compte Boardmaker Online Enterprise.

• Sélectionnez Inviter les membres à adhérer. Un courriel sera automatiquement envoyé à l'instructeur avec des instructions pour rapprocher les comptes.

2. Suppression des comptes des instructeurs

En tant qu'administrateur du compte, vous pouvez souhaiter supprimer un compte d'instructeur lorsque les affectations changent dans votre district. Vous pouvez le faire à tout moment.

• Sélectionnez le Admin et ensuite Gestion des listes d'instructeurs dans le menu déroulant. 
  
• Trouvez l'instructeur sur votre liste d'instructeurs et sélectionnez Supprimer.
• Une boîte de dialogue apparaîtra avec des informations importantes sur la suppression du compte.
• Sélectionnez Oui pour supprimer définitivement l'instructeur.
• L'aperçu de vos comptes d'instructeur reflétera le changement comme un compte supplémentaire restant.

Création d'un compte étudiant

Cette section comprend les éléments suivants :

1. Rassembler des informations sur les comptes des étudiants
2. Ajouter les comptes des étudiants individuellement
3. Ajouter des comptes d'étudiants en vrac
4. Suppression des comptes des étudiants

Note : Vous pouvez demander à vos instructeurs d'ajouter leurs propres élèves à leur compte individuel. Ils peuvent le faire si vous leur avez attribué l'accès Instructeur avec administrateur local, Instructeur avec administrateur, ou Instructeur avec administrateur Org lorsque vous avez ajouté des comptes d'instructeurs dans les étapes ci-dessus.

Si vous préférez ajouter des étudiants en tant qu'administrateur, vous pouvez le faire en bloc ou individuellement. Si vous avez saisi vos instructeurs en vrac et que vous saisissez un grand nombre d'étudiants, vous pouvez choisir de saisir vos instructeurs en vrac également. Vous aurez besoin des mêmes informations sur les étudiants pour les deux processus.

• Les instructions pour l'inscription individuelle des élèves suivent l'étape 2 ci-dessous.
• Les instructions pour l'inscription des élèves en vrac sont données à l'étape 3 ci-dessous.

1. Recueillir des informations sur les comptes des étudiants.

Pour chaque élève, vous devrez identifier les informations suivantes :

• Numéro de la carte d'étudiant*.
• Nom et prénom*.
• Adresse électronique du parent
• Nom de l'utilisateur
• Mot de passe
• Genre
• Grade
• Instructeur(s) associé(s) à

Conseils utiles :
Numéro de la carte d'étudiant :Il est recommandé d'utiliser le numéro d'identification de l'étudiant déjà attribué par votre école ou votre district. Chaque numéro d'identification d'étudiant doit être unique.
Adresse électronique du parent : S'ils sont inclus, les instructeurs pourront envoyer les informations de connexion des élèves directement aux parents depuis leur compte Boardmaker Online.
Les instructeurs : Si vous utilisez le processus d'importation en vrac, vous pouvez automatiquement affecter les élèves aux bons instructeurs en saisissant l'ID de l'instructeur dans la colonne I du tableur. Les numéros d'identification des instructeurs sont indiqués dans l'onglet Référence de la relation.

2. Ajouter les comptes des étudiants individuellement

• Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Admin. 
  
• Dans l'onglet Administration, sélectionnez Gestion des listes d'étudiants. 
  
• Sélectionnez Ajouter maintenant. 
  
• Remplissez le formulaire qui s'ouvre. Tous les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.
• Il est recommandé d'utiliser une méthode systématique pour l'attribution des noms d'utilisateur des étudiants, c'est-à-dire l'initiale + le nom de famille ; jsmith.
• Important ! Utilisez le menu déroulant sous Affecter un instructeur pour sélectionner dans le menu déroulant le ou les instructeurs qui seront affectés à l'élève.
• Sélectionnez Ajouter avec chaque nom que vous sélectionnez.
• Vous pouvez répéter ce processus pour affecter plusieurs instructeurs à l'étudiant si nécessaire.
• Tous les instructeurs que vous avez affectés apparaîtront désormais dans la case des instructeurs affectés.
• Sélectionnez Sauvegarder et fermer.
• Répétez le processus pour ajouter des élèves supplémentaires.

3. Ajouter les comptes d'étudiants en vrac

• Connectez-vous au compte en ligne Boardmaker de votre district avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. 
  
• Dans l'onglet Admin, sélectionnez Gestion des listes d'étudiants. 
  
• Faites défiler vers le bas et sélectionnez Télécharger dans la case Importation en vrac.
• Le modèle d'importation pour les étudiants sera téléchargé. Enregistrez le modèle sur le bureau de votre ordinateur ou à l'endroit de votre choix.
• Ouvrez la feuille de calcul de l'importation des étudiants. Le premier onglet fournit des instructions. Le deuxième onglet (Organisation des étudiants) permet d'ajouter des informations sur le compte de l'étudiant. Le troisième onglet (Fiche de référence des relations) fournit les numéros d'identification des instructeurs ; vous devrez remplir la colonne Instructeurs dans l'onglet Organisation Étudiants.
• Saisissez les informations requises pour chaque étudiant, soit manuellement, soit en utilisant le copier/coller d'un autre document.
• Sélectionnez Fichier et Enregistrer sous pour nommer et enregistrer votre feuille de calcul sur votre bureau.
• Sélectionnez Importation dans la case Importation en vrac.
• Localisez votre tableur sur votre ordinateur ; sélectionnez-le, puis sélectionnez Ouvrir.
• Sélectionnez Télécharger des fichiers.
• Le résumé des importations en vrac apparaîtra. Si votre tableur contient des erreurs, un message d'erreur apparaîtra. Vous devez corriger les erreurs dans la feuille de calcul originale et procéder à une nouvelle importation.
  Note:Veuillez ne pas modifier la feuille de calcul en ajoutant ou en supprimant des colonnes.

4. Suppression des comptes des étudiants

En tant qu'administrateur du compte, vous pouvez supprimer les comptes d'étudiants si nécessaire. Vous pouvez le faire à tout moment.

• Sélectionnez l'onglet Admin, puis Gestion des listes d'étudiants. 
  
• Sélectionnez Supprimer dans la ligne du compte étudiant que vous souhaitez supprimer.
• Une boîte de dialogue apparaîtra pour indiquer que ce processus désactivera l'étudiant mais ne supprimera pas définitivement ses données. Sélectionnez Oui dans cette boîte de dialogue. 
  
• Pour supprimer définitivement le compte de l'étudiant (et ses données), sélectionnez l'onglet Historique de l'étudiant.
• Sélectionnez le numéro d'étudiant du compte étudiant que vous souhaitez supprimer.
• Sélectionnez Supprimer définitivement.

Paramètres du compte global

Note : Les paramètres du compte global vous permettront de personnaliser davantage Boardmaker Online pour répondre aux besoins spécifiques de votre district.

Étape 1 : Choisissez les normes éducatives.

Boardmaker Online comprend des normes éducatives pour les 50 États, les provinces canadiennes et des normes de base communes. Les normes que vous choisissez auront un impact sur :

• Résultats lors de la recherche d'activités
• Associer les activités aux normes éducatives
• Lier les objectifs de l'IEP aux normes éducatives

• Connectez-vous à votre compte Boardmaker Online Admin.
• Dans l'onglet Admin, sélectionnez Paramètres du compte, puis Gestion des normes.
• Cochez ou décochez la case à côté des normes souhaitées (par exemple, votre État ou votre province).
• Faites défiler vers le bas et sélectionnez Mettre à jour les normes pour terminer le processus.

Note: Il est recommandé de ne sélectionner que les normes qui sont pertinentes pour votre district. Le fait d'activer trop de normes en même temps peut entraîner des problèmes de performance.

Étape 2 : Définir les paramètres de confidentialité des élèves.

Une option de sécurité intégrée à Boardmaker Online interdit la saisie des noms de famille des élèves ou le téléchargement de photos de profil. Avec cette option activée, même si les données des élèves étaient consultées par une personne non autorisée, les résultats des performances d'un élève ou les objectifs du PEI ne pourraient pas être associés à une personne en particulier sans accès à la base de données complète des informations sur les élèves du district.

Pour définir les paramètres de confidentialité des étudiants :

• Dans l'onglet Admin, sélectionnez Paramètres du compte, puis Paramètres de confidentialité des étudiants.
• Cochez la case située à côté de Limiter les informations pouvant être ajoutées au profil d'un étudiant. Si ce niveau de protection de la vie privée n'est pas nécessaire, cette option ne doit pas être cochée.
• Sélectionnez Sauvegarder pourterminer la procédure.

Note : Dans ce même menu, vous pouvez également choisir d'autoriser ou non les instructeurs à ajouter/supprimer librement des étudiants de leur liste (Roster Permissions). Cochez la case située à côté de cette option pour autoriser. Désactivez la case à cocher pour refuser. (Bien que cette option permette aux instructeurs de tous les niveaux d'accès de retirer des étudiants de la liste, elle ne permet pas aux instructeurs qui n'ont pas l'accès à l'administration locale ou plus d'ajouter des étudiants).

Prochaines étapes

Créer des groupes (facultatif)

Les groupes sont de petites communautés au sein de la communauté en ligne Boardmaker qui ont été créées pour des intérêts, des populations ou des collègues particuliers. Les groupes peuvent aider votre district à partager des activités entre vous, à organiser des activités pour des populations d'étudiants spécifiques et à cibler votre recherche d'activités.

Note :Tout titulaire d'un compte Boardmaker Online peut créer des groupes. Ceci n'est pas limité aux administrateurs de compte.

• Sélectionnez l'onglet Communauté, puis sélectionnez Créer un groupe.
• Donnez à votre groupe un nom, une description et une photo de profil (facultatif).
• Déterminer les paramètres de confidentialité.
  • Rendre le groupe public à mon organisation rend le groupe disponible uniquement aux autres instructeurs dans les comptes Boardmaker Online de votre district.
  • Keep the Group Public permet à tous les membres de la communauté de voir et de partager au sein du groupe.
  • La fonction "Garder le groupe privé " offre un niveau de sécurité supplémentaire en ce sens que seules les personnes que vous invitez peuvent voir, rejoindre ou partager le groupe.
• Déterminez les autorisations.
  Conseil : Pour un groupe privé, vous ferez également des sélections sous Permissions. Vous voudrez probablement permettre à tous les membres de partager des activités, mais vous conserverez des privilèges d'invitation pour vous-même.
• Sélectionnez Créer un groupe. Le groupe apparaîtra désormais dans votre page "Mes groupes". 
  
• Les instructeurs de votre district peuvent trouver votre groupe en sélectionnant le Onglet Communautéalors Parcourir les groupes.
  • Recherchez le groupe par nom en utilisant la boîte de recherche.
  • Passez l'interrupteur sur " On " pour "My Organization Only" et tous les groupes créés dans votre district apparaîtront.
  • Cliquez sur n'importe quel groupe et sélectionnez Rejoindre pour devenir membre de ce groupe.
• Invitez des membres à vos groupes privés en sélectionnant l'onglet Communauté, Mes groupes, le groupe particulier par son nom, puis sélectionnez Inviter des membres.

 

Aide et formation

Boardmaker Online s'engage à garantir la mise en œuvre et l'utilisation réussies de votre compte de district Boardmaker Online. Notre centre d'aide et de formation (sous l'onglet Aide dans la barre d'outils rouge) propose des tutoriels écrits et vidéo sur une variété de sujets, des idées de mise en œuvre, et notre calendrier de formations en ligne permanentes et gratuites.