Politique HIPAA

Avis sur les pratiques de confidentialité

Objectif

S'assurer que toutes les réglementations du Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) de 1996 qui s'appliquent à Tobii Dynavox sont respectées par tous les associés.

L'objectif de tous les associés de Tobii Dynavox est de s'assurer que les normes décrites dans notre avis sur les pratiques de confidentialité, en ce qui concerne nos clients et nos clients potentiels, sont correctement suivies.

Responsabilité

La direction de Tobii Dynavox a la responsabilité globale de la mise en œuvre de cette politique et doit désigner un responsable de la protection de la vie privée chargé d'administrer cette politique. Cette notice décrit comment les informations de santé protégées (PHI) peuvent être utilisées et divulguées, et comment vous pouvez avoir accès à ces informations.

Notre engagement envers votre vie privée

Tobii Dynavox s'engage à respecter la confidentialité de vos informations médicales protégées (PHI). Dans le cadre de nos activités, nous créons des dossiers vous concernant et concernant les services que nous vous fournissons. Nous sommes tenus par la loi de maintenir la confidentialité des informations de santé qui vous identifient. Nous sommes également tenus par la loi de vous fournir cette notification de nos obligations légales et de nos pratiques de confidentialité concernant vos informations de santé protégées. En vertu de la loi, nous devons suivre les termes de la notification des pratiques de confidentialité en vigueur à ce moment-là. En résumé, cette notice vous fournit les informations importantes suivantes :

Comment pouvons-nous utiliser et divulguer vos informations de santé protégées ?
Vos droits en matière de confidentialité des informations de santé protégées
Nos obligations concernant l'utilisation et la divulgation de vos informations de santé protégées

Les termes de cette notice s'appliquent à tous les dossiers contenant vos informations de santé protégées qui sont créés ou conservés par Tobii Dynavox. Nous nous réservons le droit de demander ou de modifier notre avis sur les pratiques de confidentialité. Toute révision ou modification de cet avis sera effective pour tous vos dossiers que Tobii Dynavox a créés ou conservés dans le passé, et pour tous vos dossiers que nous pourrions créer ou conserver à l'avenir. Notre organisation publiera une copie de notre avis actuel sur notre site Web www.tobiidynavox.com et vous pouvez demander une copie de notre avis le plus récent.

Si vous avez des questions sur cet avis, veuillez contacter :

Chef de la protection de la vie privée au (800) 344-1778 ext. 7800

Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations de santé de la manière suivante :

Les catégories suivantes décrivent les différentes manières dont nous pouvons utiliser et divulguer vos informations de santé protégées.

Aide au financement - Les informations de santé protégées sont principalement utilisées par Tobii Dynavox pour aider à obtenir le financement de Medicare, Medicaid ou d'une assurance privée pour des appareils et des solutions de communication alternative et augmentative (CAA) ou des dispositifs de génération de la parole (SGD).
Divulgation de PHI aux tuteurs, soignants, orthophonistes et autres professionnels de la santé - Tobii Dynavox peut divulguer des informations de santé protégées à des personnes autorisées. Cela inclut les clients, les parents des clients, les soignants, les orthophonistes, d'autres professionnels de la santé et divers organismes de financement, y compris Medicare, Medicaid et les assurances privées.
Renvoi au défenseur de la CAA - Des documents seront envoyés à notre défenseur de la CAA si nécessaire pour faciliter l'accès à d'autres sources de financement ou faire appel d'une décision de refus de financement. Tobii Dynavox obtiendra l'autorisation écrite de nos clients pour la divulgation de vos informations de santé protégées dans ce but.
Divulgations requises - Tobii Dynavox utilisera et divulguera vos informations de santé protégées lorsque les lois fédérales, nationales ou locales l'exigent.
Autres utilisations et divulgations - Les autres utilisations et divulgations de vos informations de santé protégées pour des raisons non spécifiées ci-dessus ne seront effectuées qu'avec l'autorisation écrite de la personne concernée. L'autorisation écrite devra préciser :
- Objectif ou raison de la divulgation
- Organisation ou personne à laquelle les informations sont divulguées
- Période pendant laquelle les informations peuvent être utilisées

Une personne a le droit de révoquer l'autorisation à tout moment en donnant un avis écrit de cette révocation.

Utilisation et divulgation de vos informations de santé protégées dans des circonstances particulières :

Risques pour la santé publique
Tobii Dynavox peut divulguer vos informations de santé protégées aux autorités de santé publique qui sont autorisées par la loi à recueillir des informations dans le but de :
- Tenue des registres d'état civil, tels que les naissances et les décès
- Signaler un cas de maltraitance ou de négligence envers un enfant
- Informer les personnes si un produit ou un dispositif qu'elles utilisent a été rappelé.
- Notifier l'agence (les agences) et l'autorité (les autorités) gouvernementales appropriées concernant l'abus ou la négligence potentiels d'un patient adulte (y compris la violence domestique). Nous ne divulguerons ces informations que si le client y consent ou si nous sommes tenus ou autorisés par la loi à divulguer ces informations
Activités de surveillance de la santé
Tobii Dynavox peut divulguer vos informations de santé protégées à une agence de surveillance de la santé pour des activités autorisées par la loi. Les activités de surveillance peuvent inclure, par exemple, des enquêtes, des inspections, des audits, des sondages, des actions de licence et disciplinaires, des procédures ou actions civiles, administratives et criminelles ; ou d'autres activités nécessaires au gouvernement pour surveiller les programmes gouvernementaux, la conformité aux lois sur les droits civils et le système de santé en général.
Recherche
Tobii Dynavox peut divulguer vos informations de santé protégées à des chercheurs lorsque leur recherche a été approuvée par un comité d'examen institutionnel qui a examiné la proposition de recherche et établi des protocoles pour garantir la confidentialité ou la dépersonnalisation de vos informations de santé protégées.
Poursuites judiciaires ou procédures similaires
Tobii Dynavox peut utiliser et divulguer vos informations de santé protégées en réponse à une ordonnance judiciaire ou administrative, si vous êtes impliqué dans une poursuite judiciaire ou une procédure similaire. Nous pouvons également divulguer vos informations de santé protégées en réponse à une demande de découverte, une assignation à comparaître ou tout autre processus légal par une autre partie impliquée dans le litige, mais seulement si nous avons fait un effort pour vous informer de la demande ou pour obtenir une ordonnance protégeant les informations demandées par la partie.
Application de la loi
Tobii Dynavox peut divulguer des informations de santé protégées si un agent de la force publique le lui demande :
- Concernant la victime d'un délit dans certaines situations, si nous ne pouvons pas obtenir l'accord de cette personne
- En réponse à un mandat, une citation à comparaître, une ordonnance du tribunal, une assignation à comparaître ou une procédure judiciaire similaire
- Identifier/localiser un suspect, un témoin important, un fugitif ou une personne disparue.
- En cas d'urgence, pour signaler un crime (y compris le lieu ou la ou les victimes du crime, ou la description, l'identité ou le lieu de l'auteur du crime)
Militaire
Tobii Dynavox peut divulguer vos informations de santé protégées si vous êtes membre des forces militaires américaines ou étrangères (y compris les anciens combattants) et si les autorités de commandement militaire appropriées l'exigent.
Sécurité nationale
Tobii Dynavox peut divulguer vos informations de santé protégées à des fonctionnaires fédéraux pour des activités de renseignement et de sécurité nationale autorisées par la loi. Nous pouvons également divulguer vos informations de santé protégées à des fonctionnaires fédéraux afin de protéger le Président, d'autres fonctionnaires ou des chefs d'État étrangers, ou pour mener des enquêtes comme l'exige la loi.
Détenus
Tobii Dynavox peut divulguer vos informations de santé protégées à des institutions correctionnelles ou à des agents de la force publique si vous êtes un détenu ou sous la garde d'un agent de la force publique. La divulgation à ces fins serait nécessaire pour :
- L'établissement pour vous fournir des services de soins de santé
- La sûreté et la sécurité de l'institution
- Protection de votre santé et de votre sécurité ou de la santé et de la sécurité d'autres personnes
Indemnisation des travailleurs
Tobii Dynavox peut divulguer vos informations de santé protégées dans le cadre de l'indemnisation des travailleurs et de programmes similaires.

Vos droits concernant vos informations de santé protégées :

Vous avez les droits suivants concernant les informations de santé protégées que nous conservons à votre sujet :

Communications confidentielles
Vous avez le droit de demander que Tobii Dynavox communique avec vous au sujet de votre santé et des questions connexes d'une manière particulière ou à un certain endroit.
Demande de restrictions
Vous avez le droit de demander une restriction de notre utilisation ou de notre divulgation de vos informations de santé protégées pour le financement, le traitement, le paiement ou les opérations de soins de santé. De plus, vous avez le droit de demander que nous limitions la divulgation de vos informations de santé protégées aux personnes impliquées dans vos soins ou le paiement de vos soins, comme les membres de votre famille et vos amis. Nous ne sommes pas tenus d'accéder à votre demande ; toutefois, si nous y accédons, nous sommes liés par notre accord, sauf si la loi l'exige ou si les informations sont nécessaires pour faciliter le financement. Pour demander une restriction de l'utilisation ou de la divulgation de vos informations de santé protégées, vous devez faire votre demande par écrit à l'adresse suivante :

Chef de la protection de la vie privée
Tobii Dynavox
2100, rue Wharton, bureau 400
Pittsburgh PA, 15203

Votre demande doit être décrite de manière claire et concise :
- Les informations que vous souhaitez voir restreintes
- Si vous demandez à limiter l'utilisation, la divulgation ou les deux par notre société.
- A qui s'appliquent les limites Inspection
Inspection et copies
Vous avez le droit d'inspecter et d'obtenir une copie des informations de santé protégées qui peuvent être utilisées pour prendre une décision vous concernant, y compris : les informations médicales des clients, les informations de financement et les dossiers de facturation. Vous devez soumettre votre demande par écrit au responsable de la confidentialité de Tobii Dynavox comme indiqué ci-dessus afin d'inspecter et/ou d'obtenir une copie de vos informations de santé protégées. Tobii Dynavox peut facturer des frais pour les coûts de copie, d'envoi, de main d'œuvre et de fournitures associés à votre demande. Tobii Dynavox peut refuser votre demande d'inspection et/ou de copie dans certaines circonstances limitées.
Amendement
Vous pouvez demander à Tobii Dynavox de modifier vos renseignements médicaux si vous croyez qu'ils sont incorrects ou incomplets, et vous pouvez demander une modification aussi longtemps que Tobii Dynavox conserve ces renseignements. Pour demander une modification, votre demande doit être faite par écrit et soumise au responsable de la protection de la vie privée de Tobii Dynavox comme indiqué ci-dessus. Vous devez nous fournir une raison qui justifie votre demande de modification. Tobii Dynavox refusera votre demande si vous ne soumettez pas la demande (et la raison qui la justifie) par écrit. De même, nous pouvons refuser votre demande si vous nous demandez de modifier des informations qui sont :
- Imprécis ou incomplet
- Ne fait pas partie des informations de santé protégées conservées par ou pour Tobii Dynavox.
- Ne fait pas partie des informations protégées sur la santé que vous seriez autorisé à inspecter.
- Non créées par Tobii Dynavox, à moins que l'individu ou l'entité qui a créé les informations ne soit pas disponible pour modifier les informations
Comptabilité des divulgations
Tous nos clients ont le droit de demander une "comptabilité des divulgations". Une "comptabilité des divulgations" est une liste de certaines divulgations que Tobii Dynavox a faites de vos informations de santé protégées. Afin d'obtenir un compte rendu des divulgations, vous devez soumettre votre demande par écrit au responsable de la confidentialité de Tobii Dynavox comme indiqué ci-dessus. Toutes les demandes de "comptabilité des divulgations" doivent indiquer une période de temps, qui ne peut être supérieure à six ans et ne peut inclure des dates antérieures au 14 avril 2003. La première liste que vous demandez dans une période de 12 mois est gratuite, mais Tobii Dynavox peut vous facturer des listes supplémentaires dans la même période de 12 mois. Tobii Dynavox vous informera du coût des demandes supplémentaires et vous pourrez retirer votre demande avant d'encourir des frais.
Droit à une copie papier de cet avis
Vous avez le droit de recevoir une copie papier de l'avis des pratiques de confidentialité de Tobii Dynavox. Vous pouvez nous demander de vous donner une copie de cet avis à tout moment. Pour obtenir une copie papier de cette notice, contactez le responsable de la confidentialité au (800)344-1778 poste 7800.
Droit de déposer une plainte
Si vous pensez que vos droits à la confidentialité ont été violés, vous pouvez déposer une plainte auprès de Tobii Dynavox ou du Secrétaire du Département de la Santé et des Services sociaux, (202) 619-0257. Pour déposer une plainte auprès de Tobii Dynavox, contactez le Chief Privacy Officer au (800) 344-1778 ext. 7800. Toutes les plaintes doivent être soumises par écrit. Une plainte peut être déposée sans représailles de la part de quiconque chez Tobii Dynavox ou ses associés.

Droit de fournir une autorisation pour d'autres utilisations et divulgations

Tobii Dynavox obtiendra votre autorisation écrite pour les utilisations et divulgations qui ne sont pas identifiées par cette notice ou permises par la loi applicable. Toute autorisation que vous nous fournissez concernant l'utilisation et la divulgation de vos informations de santé protégées peut être révoquée à tout moment par écrit. Après la révocation de votre autorisation, nous n'utiliserons ou ne divulguerons plus vos informations de santé protégées pour les raisons décrites dans l'autorisation. Veuillez noter que nous sommes tenus de conserver les dossiers relatifs à votre financement et aux informations sur les dispositifs.

Charte des droits et responsabilités du patient

Déclaration des droits

Le droit d'être pleinement informé à l'avance des services/soins à fournir, y compris des disciplines qui dispensent les soins et de la fréquence des visites, ainsi que de toute modification du plan de services/soins.
Le droit de participer à l'élaboration et à la révision périodique du plan de services/soins.
Le droit d'être informé du consentement et du refus du service/des soins ou du traitement après que les conséquences du refus du service/des soins ou du traitement ont été pleinement présentées.
Le droit d'être informé, oralement et par écrit, avant que le service/les soins ne soient fournis, des frais, y compris le paiement du service/des soins attendu de la part de tiers et de tous les frais dont le client/patient sera responsable.
Le droit de voir ses biens et sa personne traités avec respect, considération et reconnaissance de la dignité et de l'individualité du client/patient.
Le droit de pouvoir identifier les membres du personnel en visite grâce à une identification appropriée.
Le droit d'exprimer des griefs/plaintes concernant le traitement ou les soins, le manque de respect de la propriété ou les changements recommandés dans la politique, le personnel ou les services/soins sans contrainte, interférence, coercition, discrimination ou représailles.

Les griefs ou les plaintes peuvent être envoyés par écrit à l'adresse suivante :

Service des plaintes
Tobii Dynavox
2100 Wharton Street, Suite 400
Pittsburgh PA 15203

ou

Office of Quality Monitoring The Joint Commission
One Renaissance Boulevard
Oakbrook Terrace, Illinois 60181
(800) 994-6610

Faire examiner les doléances/plaintes concernant le traitement ou les soins qui sont (ou ne sont pas) fournis, ou le manque de respect des biens.
Choisissez un prestataire de soins de santé.
Confidentialité et respect de la vie privée de toutes les informations contenues dans le dossier du client/patient et des informations de santé protégées.
Être informé des politiques et procédures de l'agence concernant la divulgation des dossiers cliniques.
Recevoir des services/soins appropriés sans discrimination, conformément aux ordonnances des médecins.
Être informé de tout avantage financier lorsqu'il est orienté vers une organisation.
Être pleinement informé de ses responsabilités, énumérées ci-dessous.
Être informé des limitations des services/soins du prestataire.

Responsabilités

Avant la réception de l'équipement, le fournisseur doit être informé de toute modification de la couverture d'assurance médicale.
À la livraison, tout l'équipement doit être inspecté et tout problème ou question concernant l'équipement doit être signalé à la société dans le délai de retour de 30 jours. Aucun retour ou échange ne sera accepté au-delà de la période de retour de 30 jours.
Il n'y aura pas de retour d'équipements commandés sur mesure, tels que des pièces de fixation de fauteuil roulant non stockées. Vous êtes responsable de nous fournir des informations correctes sur votre source de paiement et votre capacité à payer votre facture.
S'informer sur la couverture de son régime d'assurance maladie et sur les options de ce régime (le cas échéant), y compris toutes les prestations couvertes, les limitations et les exclusions, les règles relatives à l'utilisation des prestataires du réseau, les règles de couverture et d'orientation, les processus appropriés pour obtenir des informations supplémentaires et la procédure d'appel des décisions relatives à la couverture.
Le client/patient est responsable des informations sur la garantie et des dates d'expiration. Des rappels peuvent être fournis à titre de courtoisie uniquement.

Normes pour les fournisseurs

Tobii Dynavox adhère aux normes suivantes, conformément aux exigences des Centers for Medicare and Medicaid Service :

Un fournisseur doit être en conformité avec toutes les exigences réglementaires et d'autorisation fédérales et étatiques applicables et ne peut pas passer de contrat avec un individu ou une entité pour fournir des services autorisés.
Un fournisseur doit fournir des informations complètes et exactes sur la demande de fournisseur DMEPOS. Toute modification de ces informations doit être signalée au National Supplier Clearinghouse dans les 30 jours.
Une personne autorisée (dont la signature engage) doit signer la demande de privilèges de facturation.
Un fournisseur doit remplir les commandes à partir de son propre inventaire, ou doit contracter avec d'autres entreprises pour l'achat des articles nécessaires pour remplir la commande. Un fournisseur ne peut pas passer de contrat avec une entité qui est actuellement exclue du programme Medicare, des programmes de soins de santé de l'État, ou de tout autre programme fédéral d'approvisionnement ou de non-approvisionnement.
Un fournisseur doit informer les bénéficiaires qu'ils peuvent louer ou acheter de l'équipement médical durable peu coûteux ou acheté régulièrement, et de l'option d'achat pour l'équipement de location plafonné.
Un fournisseur doit informer les bénéficiaires de la couverture de la garantie et honorer toutes les garanties en vertu de la loi de l'État applicable, et réparer ou remplacer gratuitement les articles couverts par Medicare qui sont sous garantie.
Un fournisseur doit maintenir une installation physique sur un site approprié. Cette norme exige que l'emplacement soit accessible au public et que le personnel soit présent pendant les heures d'ouverture affichées. L'endroit doit avoir une superficie d'au moins 200 pieds carrés et contenir un espace pour le stockage des dossiers.
Un fournisseur doit permettre à la CMS ou à ses agents d'effectuer des inspections sur place pour vérifier la conformité du fournisseur à ces normes. L'emplacement du fournisseur doit être accessible aux bénéficiaires pendant des heures d'ouverture raisonnables, et doit maintenir un panneau visible et des heures d'ouverture affichées.
Un fournisseur doit maintenir un téléphone d'affaires principal inscrit sous le nom de l'entreprise dans un annuaire local ou un numéro sans frais disponible par l'entremise de l'assistance-annuaire. L'utilisation exclusive d'un téléavertisseur, d'un répondeur, d'un service de réponse ou d'un téléphone cellulaire pendant les heures d'ouverture affichées est interdite.
Un fournisseur doit avoir une assurance responsabilité civile complète d'un montant d'au moins 300 000 $ qui couvre à la fois le lieu d'affaires du fournisseur et tous les clients et employés du fournisseur. Si le fournisseur fabrique ses propres articles, cette assurance doit également couvrir la responsabilité du fait des produits et les opérations terminées.
Un fournisseur doit accepter de ne pas initier de contact téléphonique avec les bénéficiaires, avec quelques exceptions autorisées. Cette norme interdit aux fournisseurs de contacter un bénéficiaire de Medicare sur la base d'une ordonnance orale d'un médecin, sauf exception.
Un fournisseur est responsable de la livraison et doit donner des instructions aux bénéficiaires sur l'utilisation des articles couverts par Medicare, et conserver la preuve de la livraison.
Un fournisseur doit répondre aux questions et aux plaintes des bénéficiaires, et conserver la documentation de ces contacts.
Un fournisseur doit entretenir et remplacer gratuitement ou réparer directement, ou par le biais d'un contrat de service avec une autre société, les articles couverts par Medicare qu'il a loués aux bénéficiaires.
Un fournisseur doit accepter les retours d'articles de qualité inférieure (inférieure à la qualité totale de l'article en question) ou inadaptés (inappropriés pour le bénéficiaire au moment où l'article a été monté et loué ou vendu) de la part des bénéficiaires.
Un fournisseur doit divulguer ces normes de fournisseur à chaque bénéficiaire auquel il fournit un article couvert par Medicare.
Un fournisseur doit divulguer au gouvernement toute personne ayant un intérêt de propriété, financier ou de contrôle dans le fournisseur.
Un fournisseur ne doit pas transmettre ou réassigner un numéro de fournisseur ; c'est-à-dire que le fournisseur ne peut pas vendre ou permettre à une autre entité d'utiliser son numéro de facturation Medicare.
Un fournisseur doit avoir un protocole de résolution des plaintes établi pour traiter les plaintes des bénéficiaires qui ont trait à ces normes. Un registre de ces plaintes doit être conservé dans l'établissement physique.
Les dossiers conformes doivent comprendre : le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro de demande d'assurance maladie du bénéficiaire, un résumé de la plainte et les mesures prises pour la résoudre.
Un fournisseur doit accepter de fournir à la CMS toute information requise par le statut de Medicare et les règlements d'application.
Tous les fournisseurs doivent être accrédités par un organisme d'accréditation approuvé par la CMS afin de recevoir et de conserver un numéro de facturation de fournisseur. L'accréditation doit indiquer les produits et services spécifiques pour lesquels le fournisseur est accrédité afin que le fournisseur puisse recevoir le paiement de ces produits et services spécifiques (à l'exception de certains produits pharmaceutiques exonérés). Date d'entrée en vigueur - 1er octobre 2009
Tous les fournisseurs doivent informer leur organisme d'accréditation de l'ouverture d'un nouveau site DMEPOS.
Tous les sites des fournisseurs, qu'ils soient détenus ou sous-traités, doivent répondre aux normes de qualité DMEPOS et être accrédités séparément afin de pouvoir facturer Medicare.
Tous les fournisseurs doivent divulguer, au moment de l'inscription, tous les produits et services, y compris l'ajout de nouvelles lignes de produits, pour lesquels ils demandent l'accréditation.
Doit répondre aux exigences de cautionnement spécifiées dans 42 C.F.R. 424.57(c). Date de mise en œuvre - 4 mai 2009
Un fournisseur doit s'approvisionner en oxygène auprès d'un fournisseur d'oxygène agréé par l'État.
Un fournisseur doit conserver les documents de commande et de référence conformément aux dispositions de 42 C.F.R. 424.516(f).
Il est interdit aux fournisseurs DMEPOS de partager un lieu de pratique avec certains autres prestataires et fournisseurs Medicare.
Les fournisseurs de DMEPOS doivent rester ouverts au public pendant au moins 30 heures par semaine, avec certaines exceptions.

Politique de retour de 30 jours

Tous les produits vendus par Tobii Dynavox sont couverts par une politique de retour de 30 jours. Tous les retours nécessitent une autorisation préalable de la direction de Tobii Dynavox dans un délai de 30 jours à compter de la date d'expédition du produit de Tobii Dynavox Pittsburgh, PA. Tous les retours approuvés doivent être expédiés aux frais de l'acheteur, et tous les articles doivent être correctement emballés selon les instructions de Tobii Dynavox. Les retours de produits qui ne sont pas approuvés ne seront pas acceptés par Tobii Dynavox.

Cette politique de 30 jours ne s'applique pas aux pièces commandées spécialement. Tous les produits qui ne sont pas considérés comme un article en stock de Tobii Dynavox sont considérés comme une commande spéciale et ne sont ni retournables, ni remboursables, sauf autorisation expresse de la direction de Tobii Dynavox. Aucune exception ne sera faite.

Pour retourner un appareil, contactez-nous au 1-800-344-1778 opt. 2.

Formulaire d'information sur la garantie de l'équipement

Chaque appareil (Eyemax inclus) vendu par notre société bénéficie d'une garantie fabricant d'un an. Tobii Dynavox informera tous les clients de la couverture de la garantie, et nous honorerons toutes les garanties conformément à la loi applicable.

Tobii Dynavox réparera ou remplacera gratuitement l'équipement qui est sous garantie. De plus, lorsqu'il est disponible, un manuel du propriétaire contenant des informations sur la garantie sera fourni aux clients pour tout équipement médical durable.